Архив документов - это система электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет
систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль
исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным,
отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому
документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию,
удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа,
сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и
многие другие удобства.
Основные функции программы:
*
Систематизация учета и хранения документов
Программа позволяет
автоматизировать регистрацию и производить учет документов по следующим
параметрам:
- по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский,
отчетный), категории (рабочий, внутренний),
- по срокам действия,
сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.),
- по авторам,
ответственным подразделениям и исполнителям,
- по
компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний),
- по
теме (возможно описание содержания),
- по статусу (выполняется,
завершено),
- если документ содержится в электронном виде,
указывается путь к файлу.
В целом, система призвана поддерживать
как бумажный, так и электронный документооборот.
Программа
позволяет систематизировать хранение документов. В базе указывается:
- место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…),
- дата,
до которой документы должны храниться,
- история выдачи документов
на руки (кто что когда брал)
По каждому документу можно
фиксировать произвольную дополнительную информацию.
Любую таблицу
базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или текстовый
формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в формате CSV.
* Контроль исполнения документов по срокам
Система
позволяет эффективно управлять процессами движения и обработки
документов.
Реализован контроль работ по документам на всех
стадиях:
- фиксируются сроки начала и окончания работы с
документом каждым исполнителем,
- проводится контроль сроков:
предусмотрено автоматическое выделение цветом незавершенных заданий.
* Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям
Для каждого документа отслеживается история его прохождения по
ответственным исполнителям.
В системе хранится полная контактная
информация по сотрудникам – исполнителям с указанием их прав доступа к
информации.
Программа позволяет контролировать состояние
выполняемых процессов и выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение
системы способствует повышению исполнительской дисциплины в организации.
Сокращается время согласования документов и принятия решений.
*
Оперативный доступ к документам
Система позволяет произвести
мгновенный поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы
сортировки и фильтрации данных. Легко построить сложный логический
запрос к базе и провести продвинутый анализ хранящейся информации.
Гибкая настройка прав доступа позволяет разграничить права доступа
сотрудников к документам.
С помощью программы вы сможете
делать следующее:
* Создавать, изменять, удалять записи, поля,
таблицы
* Импортировать данные в любую таблицу базы данных из
текстовых файлов
* Сортировать таблицы по любому полю, включая
сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
*
Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =,
>, >=, <, <="," <>, "Содержит", "Не содержит",
"Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на",
LIKE, NOT LIKE
* Группировать одинаковые данные в любом поле, когда
таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах
таблицы)
* Помечать записи как "Избранное", тогда они будут
отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы
*
Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут
отображаться серым (или другим) цветом
* Настраивать правила
цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при
каких условиях выделять.
* Строить дерево по любым полям с
произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных
любой таблицы
* Изменять данные в любом поле (кроме ID и
вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в
настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать,
экспортировать отмеченные
* Изменять или удалять сразу несколько
записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое
обновление"
* Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих
типов: текстовое, числовое, да/нет, дата и время, картинка
*
Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с
формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"
* Создавать вычисляемые поля,
значения которых будут браться из других таблиц.
* Создавать новые
таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у
любой другой таблицы
* Привязывать ниспадающие списки полей к
другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в
таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме
*
Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы,
для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы
*
Менять порядок следования полей в любой таблице, используя
перетаскивание или с помощью формы "Настройки"
* Переименовывать
поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего
бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.)
* Печатать текущее
представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и
порядка
* Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или
текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы
*
Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с
закладками, соответствующими названиям полей
* Работать с
несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется,
можно также открывать их с помощью MS Access.
Размер: 6,09 МБ
Скачать:
letitbit.net
turbobit.net
extabit.com
There is no requested mail form.
идет загрузка...
